KOMMENTAR: Digital arbeidsplass 

Vi fikk et digitalt spark i rumpa av korona. Hvordan beholde ferdighetene?

Jobbreisene var ikke så nødvendige, og hjemmekontor kan fungere godt. Det vet vi nå. Så hva gjør vi med digitale ferdigheter videre, spør Digital Collaboration Manager, Torunn Gaasemyr.

Consulting Manager i Sopra  Steria Torunn Gaasemyr
Consulting Manager i Sopra Steria Torunn Gaasemyr (Kristin Jacobsen)

Jobbreisene var ikke så nødvendige, og hjemmekontor kan fungere godt. Det vet vi nå. Så hva gjør vi med digitale ferdigheter videre, spør Digital Collaboration Manager, Torunn Gaasemyr.

De fleste har vært på hjemmekontor i lang tid, og noen har tatt i bruk samarbeidsteknologi for første gang. Hva vil skje med ny teknologikompetanse og den digitale kulturen når vi vender tilbake til kontoret? Det er opp til virksomhetene selv.

Jeg har flyttet jobben til stuebordet. Noen dager er det mer effektivt enn å være på kontoret. Andre dager er savnet etter kolleger og uformelle diskusjoner stort. En ting som har imponert meg de siste ukene, er hvor tilpasningsdyktig vi mennesker er, når vi må. Mange jobber hjemmefra med nye digitale verktøy for første gang. Konferanser og møter som vanligvis foregår ansikt til ansikt, er flyttet til digitale flater.

Jeg har til og med hatt digital-lunsj med min mor, som bor på andre siden av landet.

Bruk av samhandlingsverktøy som Teams og Zoom har økt kraftig denne våren. Før påske økte Microsoft Teams fra 32 til 44 millioner daglige brukere, på kun én uke. Nye brukere har raskt måttet bygge opp kunnskap om effektiv bruk av de nye verktøyene, for å kunne gjennomføre arbeidsoppgavene sine.

En mulighet til å bygge digital kultur

Vi er i en situasjon som utvilsomt er krevende for mange virksomheter. Virksomheter som klarer å utnytte muligheten for å styrke sin digitale kultur i denne perioden, vil ha en fordel når vi etter hvert returnerer til en mer normal arbeidshverdag.

Digital kultur er et vidt begrep. Helt overordnet kan man si at virksomheter som hver dag strekker seg for å levere nye og bedre tjenester mer effektivt, på innovative måter, ved å utnytte hele mangfoldet av digitale muligheter, har en digital kultur. Dette er ikke gjort på en dag, og lederne må vise vei. Likevel byr den hurtige kompetanseutviklingen i digitale ferdigheter vi har sett den siste tiden på en unik mulighet til å legge viktige byggesteiner for en levende digital jobbkultur.

For å få fart på den digitale kulturbyggingen i tiden fremover, må virksomheten legge en plan for dette, og evne å tenke både kort- og langsiktig på de ansattes digitale kompetanse.

Her er tre konkrete steg for å komme i gang:

Les også

Retningslinjer i tråd med nye vaner

Kan dere endre retningslinjer for jobbreiser, gjennom å gjennomføre flere møter digitalt? Vil dere legge til rette for økt bruk av hjemmekontor for de som ønsker det? Lag spilleregler og prosesser som passer inn i en ny virkelighet. Digitale samhandlingsverktøy er nå blitt en naturlig del av folks hverdag.

Dersom dere som følge av korona og hjemmekontor har hasteinnført løsninger som egentlig ikke var på planen (enda), er det som et minimum viktig at dere får opp retningslinjer for bruk av disse. Hva skal det nye verktøyet erstatte? Få på plass regler for bruksområde, navngiving og håndtering av informasjon. Vær tydelig på at retningslinjene kan endres etter hvert. Trolig er ansatte mer mottagelig for at ting er i endring nå, enn før tiden på hjemmekontor.

Uformelle møteplasser digitalt 

Medarbeidere har blitt vant til å kommunisere med kolleger via skjerm. Dette er en gyllen mulighet for å legge til rette for varige, digitale møteplasser hvor ansatte på tvers av kontorlokasjoner kan samarbeide, dele kunnskap og erfaringer.

Dersom dere ikke har hatt aktive interne, sosiale nettverk i digital form tidligere, vil det være fornuftig å vurdere det nå. Denne typen verktøy kan være effektive for å knytte sammen miljøer og skape uformelle læringsnettverk på tvers av organisasjonen. På hjemmekontor har det vært rom for å prøve og feile i møte med nye verktøy. Pass på at denne takhøyden opprettholdes når dere returnerer til kontoret.

Videreutvikling av kompetansen

Mange virksomheter jobber etter strategier og tiltaksplaner for styring og utvikling av intern kompetanse, basert på hva slags kunnskap, holdninger, evner og ferdigheter det er behov for.

Hvordan kan dere vedlikeholde og bygge videre på økte digitale ferdigheter blant de ansatte? Tenk over om planer for kompetanseutvikling og målinger skal oppdateres, nå når de ansatte nå har fått nye arbeidsvaner og nye ferdigheter. Kanskje medarbeiderne selv også har et økt ønske om å videreutvikle sin egen digitale kompetanse?

Når vi gradvis vender tilbake til kontoret, vil mange ha med nye digitale ferdigheter i ryggsekken. Dette kan bidra til god digital kultur hos virksomheter, og en styrket evne til å løse fremtidens utfordringer.

Hevet digital kompetanse byr på mange muligheter, men det forutsetter at virksomheter ivaretar og videreutvikler de ansattes nye kompetanse, og ikke lar denne gå til spille. Selv kan jeg ikke utelukke en digital lunsj med mor i ny og ne, også på den andre siden av denne perioden.

Les også