Seksjonen Fra forskning består av saker som er skrevet av ansatte i Forskningsrådet, Sintef, NTNU, Cicero, Universitetet i Oslo og Universitetet i Tromsø.

Hjemmekontor og videomøter

Digitale møter og hjemmekontor har kommet for å bli

Allmøter kan være bedre på skjerm, men diskusjoner fungerer best ansikt til ansikt. Og jobbfellesskapet kan lide hvis for mange jobber hjemme.

Digitale møter blir det helt sikkert mer av enn før koronakrisen, men vi trenger fortsatt de fysiske møtene, mener eksperter.
Digitale møter blir det helt sikkert mer av enn før koronakrisen, men vi trenger fortsatt de fysiske møtene, mener eksperter. (Foto: Colourbox)

Allmøter kan være bedre på skjerm, men diskusjoner fungerer best ansikt til ansikt. Og jobbfellesskapet kan lide hvis for mange jobber hjemme.

  • fra forskning

– Helt siden 1980-tallet har vi hatt muligheten til å ha videokonferanser og snakke med folk på avstand, men det har ikke vært særlig vellykket siden mange likevel har foretrukket å bruke tid og penger på å reise for å ha fysiske møter, sier professor Tone Bratteteig ved Institutt for informatikk på UiO.

Så kom koronaviruset og tvang store deler av befolkningen over på Zoom, Teams og andre digitale møteverktøy. Og det fungerte.

Professor Tone Bratteteig ved Institutt for informatikk på UiO. Foto: Foto fra venstre: Gunhild M. Haugnes, Lasse Moer og Julie Kalveland/UiO).

De første reaksjonene var preget av aha-opplevelser: Jøss, det virker, jo! Men etter hvert som ukene gikk, begynte flere å synes at det ble slitsomt med alle Zoom-møtene.

Nå har vi så smått begynt å finne veien tilbake til kontoret. Men digitale møter og hjemmekontor har kommet for å bli, tror eksperter fra Universitetet i Oslo (UiO).

Bratteteig mener vi må finne en passe blanding av møter som skjer på skjerm og møter som foregår ansikt til ansikt.

– Kanskje vi blir flinkere til å bruke det digitale til det som er bra med det, sier hun til Titan.uio.no.

– Men fellesskapet på arbeidsplassen vil lide uten de fysiske møtene.

Dette gjelder også overdreven bruk av hjemmekontor, selv om dette også kan gi større frihet til de ansatte.

– Nå vil kanskje flere benytte seg av hjemmekontor uten at det oppstår mistenkeliggjøring. Det er bra å ha den fleksibiliteten, sier Bratteteig.

Gå-møter og stå-møter

Førsteamanuensis Viktoria Stray ved Institutt for informatikk har allerede forsket på enkelte bedrifter under koronakrisen.

Hun mener det blir viktig å skille ulike møter fra hverandre. Et allmøte er noe helt annet enn møter i en liten gruppe eller på tomannshånd.

– Våre undersøkelser viser at folk synes allmøtene er blitt bedre enn før. Da trenger ikke alle ha på video. Det er ledelsen som snakker, og de ansatte skal bare lytte. Men i et møte med ti deltakere er det litt trist hvis man bare ser inn i svarte skjermer, sier Stray.

Hun tar til orde for å være mer bevisst på hvilken møteform vi inviterer til. Når pandemien går over, vil vi kunne velge mange forskjellige typer møter. Og vi har gjort mange nyttige erfaringer med hva som fungerer og ikke.

– Vi kan ha gå-møter, stå-møter, vanlige møter, virtuelle møter, kjappe møter og lange møter.

Et møte mellom to personer trenger ikke nødvendigvis foregå på skjerm selv om det ikke kan gjennomføres ansikt til ansikt. Man kan for eksempel snakkes på telefonen mens begge går seg en tur.

– Så får man kanskje sett solen og får et like effektivt møte som via skjermen, sier Stray.

Mindre reising

Noen psykologiske sperrer er i hvert fall overvunnet når det gjelder digitale møter.

– Jeg tror en del kortere møter i større grad vil bli tatt via nettet. Det er en av de tingene vi skal ta med oss, sier førsteamanuensis Knut Inge Fostervold ved Psykologisk institutt ved UiO.

– Det er lite bærekraftig å fly folk fra Trondheim og Tromsø for å ha et halvannen times møte på Gardermoen og så fly hjem igjen. Det bør vi slutte med. Det er ikke nødvendig, sier han.

Bedrifter med ansatte spredt rundt i landet vil kanskje få et bedre møtefellesskap via nettet. Tidligere foregikk gjerne de digitale møtene ved at for eksempel fem personer var samlet i et møterom i Oslo, mens en sjette deltaker hang direktesendt fra Ålesund på en TV på veggen.

– De som satt andre steder i landet og var koblet til på video mens resten av deltakerne var samlokalisert i et møterom, følte seg mye lenger unna. Nå, når alle har vært på video, har alle vært like langt unna hverandre, sier Stray.

– Jeg tror det blir lettere å bo i distriktene og jobbe sentralt, sier Bratteteig.

Takler ikke at vi snakker i munnen på hverandre

En av de store fordelene med digitale møter, i hvert fall de gode digitale møtene, er at de er bedre strukturert og at de blir kortere. Man sparer tid.

– Men det er også et problem. Det blir en formell kontekst rundt møtet fordi du må passe på å snakke på omgang fordi det digitale mediet ikke takler at folk snakker i munnen på hverandre, slik vi gjør i et vanlig møte, sier Fostervold.

– Øret vårt har ikke noe problem med å skille møtedeltakerne fra hverandre, men i en digital plattform går ikke det.

Han frykter at man kan havne i situasjoner der man lander på den første beslutningen som virker god nok. Andre løsninger, andre måter å forstå problemstillingen på, kan forsvinne i det digitale møtet.

– Man får ikke en grundig nok diskusjon om det man ønsker å løse fordi folk tenker at hvis de skal si noe, så må det være noe viktig og gjennomtenkt.

– Småprat og små kommentarer som kan ha stor betydning fordi de kan drive diskusjonen i en litt annen retning, ser ut til å bli mer borte når du får det formatet rundt diskusjonen. Det skal man være oppmerksom på, sier Fostervold.

Vanskeligere å diskutere og forhandle på nett
– Møter der man skal informere – møter der det ikke er så mye man skal diskutere – kan bli mye mer effektive på digitale plattformer, sier Bratteteig.

Andre møter er dårligere egnet til skjermen

– Når man skal snakke om de vanskelige tingene, ting som ikke er klart, der man må diskutere, forhandle og kanskje skifte mening, da trenger man å snakke i munnen på hverandre. Da er det mye bedre å være til stede fysisk, sier Bratteteig.

Møter på skjerm er ikke det samme som å komme til møterommet og prate litt med den ene og litt med den andre før man setter i gang.

– Du kan ikke komme med små kommentarer eller spørsmål til sidemannen, ting du kanskje ikke har lyst til å kringkaste til alle, sier Bratteteig.

Mer hjemmekontor

Bratteteig, Fostervold og Stray er overbevist om at hjemmekontor vil bli mer vanlig, også når det ikke er pålagt lenger. Tvangsflyttingen kan ha åpnet øynene til sjefer som før var skeptiske.

– Jeg tror ikke folk lenger vil spørre «Hvor var du i går?» hvis man har hatt hjemmekontor. Mange har vært mer produktive enn før de flyttet til hjemmekontor. Det er tydelig bevis på at hjemmekontor funker, sier Stray.

For en som forsker på disse tingene, er koronakrisen en liten gullgruve.

– Det har vært veldig interessant å se at så mange har hjemmekontor og at det fungerer, sier Bratteteig.

Hun tror dette kan føre til et skifte som gjør arbeidslivet mer fleksibelt.

– Når man går på jobben, får man betalt for de timene man er der. Hvis man er hjemme, er det resultatene man kan vise til som er grunnlag for lønnen. Det skifter fra å få betalt for timer til å selge resultater, sier Bratteteig.

– Det er en litt annen kontrakt med arbeidsgiver der man selv må sette grensene for hvor mange timer man skal bruke. Dette at det er du selv som setter grenser for arbeidet, gjør at mange jobber mye mer enn om de hadde fått betalt pr. time, sier professoren.

Hun trekker fram folk som har små barn og de med lang reisevei som noen av dem som kan få en enklere arbeidshverdag med økt fleksibilitet som følger med større aksept for hjemmekontor for flere arbeidstakere.

Hvem skal betale?

– For arbeidstakere er det klare fordeler. De slipper reisen til og fra jobb, og de kan få en roligere hverdag med færre avbrytelser, sier Fostervold.

– Men hvem skal betale for å tilpasse hjemmekontoret til det lovverket vi har for arbeidsplassen? spør han.

Det krever nemlig at arbeidsgivere sørger for utstyr som skjermer og tastaturer til hjemmekontoret, så du også får gode arbeidsforhold hjemme og slipper å bære slikt frem og tilbake.

– Det tror jeg alle kommer til å si ja til, sier Stray.

Les også

Tveegget sverd

Det amerikanske teknologiselskapet Twitter åpner for permanent hjemmekontor for sine ansatte, ifølge Aftenposten.

Fostervold tror ikke at hjemmekontor blir den nye regelen i Norge, og han oppfordrer til å tenke seg godt om.

– Hjemmekontor er et tveegget sverd både for ledere og ansatte. For ledelsen er det et problem at man ikke kan kontrollere hva folk gjør. Men det er en dårlig idé å prøve å lage systemer for å kontrollere de ansatte. Det må være basert på tillit, sier han.

Ledelsen kan bare kontrollere resultatet, ikke prosessen fram. Også Bratteteig understreker hvor viktig tillit er for at ordninger med hjemmekontor skal fungere. Alternativet er mer avanserte kontrollsystemer fra arbeidsgiverne.

– I Norge har det vært slik at du ikke skal overvåke og kontrollere de ansatte i jobben. Jeg håper arbeidsgivere fortsetter å mene at de ikke trenger sterk overvåkning av sine ansatte for å gi dem lønn for arbeidet, sier Bratteteig.

Jobben er også et sosialt fellesskap

Isolasjon kan også være et problem for dem som jobber mye hjemmefra.

– Jobben er en viktig sosial arena. Det er der vi møter andre mennesker. Det er der vi får kjæreste, sier Fostervold.

– Vi kan risikere at man føler mindre tilknytning til bedriften, at det blir lettere å skifte jobb, sier han.

Også på arbeidsplasser der de fleste egentlig kan jobbe like bra hjemmefra, trenger man å møtes innimellom.

– Det er viktig å ha et fellesskap der man kan oppdatere hverandre uten at det nødvendigvis er et møte. Det at man sammen er mer enn summen av delene, tror jeg man mister hvis alle sitter hjemme, sier Bratteteig.

Det at man sammen er mer enn summen av delene, tror jeg man mister hvis alle sitter hjemme

– Det er viktig å diskutere og ha møter. Alle må være der samtidig noen ganger.

Og så skal vi ikke undervurdere behovet vårt for menneskelig kontakt, det å se hverandre i øynene. Vi har utviklet oss til sosiale vesener gjennom tusenvis av år.

– Det spillet vi har med øyekontakt, ansiktsuttrykk og gester er ekstremt viktige signaler, sier Fostervold.

Og det er ting som forsvinner i de digitale møtene og på hjemmekontoret.

Denne artikkelen er levert av Titan.uio.no, en nettavis utgitt av Universitetet i Oslo (UiO).

 

Les også